Quais são as etapas da gestão de documentos?

A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.

Quais as fases dos documentos?

Os documentos passam por três fases de arquivamento para cumprirem seu ciclo vital: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. Essas fases são definidas conforme fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.

Quais são as fases da gestão de documentos e qual é o papel de cada uma?

Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas. Também conta com um controle de distribuição de documentos por versão, considerando permissões de acesso específicas e logs de atividades a cada documento.

Quais são os 04 instrumentos da gestão de documentos?

Instrumentos de gestão documentalPlano de Classificação e Tabela de Temporalidade. … Editais e listagens de descarte de documentos. … Manual de tratamento de informações com restrição de acesso. … Manual de redação.

Como funciona a gestão de documentos?

Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. … Em termos práticos, a gestão documental é conduzida de acordo com a realidade de cada organização.

Videoaula – Fases da Gestão dos Documentos de Arquivo

20 questões relacionadas encontradas

Como é realizada a gestão de documentos?

Como fazer uma boa gestão de documentos?1- Reserve um local para a guarda de documentos físicos. … 2- Tenha uma rotina de digitalização. … 3- Considere a temporalidade. … 4- Construa uma política de uso dos documentos. … 5- Realize backups com regularidade. … 6- Utilize a tecnologia a seu favor.

Como é realizada a gestão de documentos do seu setor?

Como fazer uma gestão de documentos eficienteSepare os documentos de acordo com o uso. … Organize a guarda física dos documentos. … Considere a temporalidade. … Crie uma rotina de digitalização. … Faça Backups. … Tenha políticas claras de uso dos documentos. … Tenha uma caixa de entrada.

O que é Instrumentos de gestão de documentos?

Os instrumentos de gestão de documentos são os sistemas e processos desenvolvidos e aplicados em todas as etapas envolvidas com a Gestão de Documentos (por exemplo a criação, classificação, uso e descarte). … Padrões estabelecidos para estimular o aperfeiçoamento e a qualidade dos documentos.

Quais são os tipos de documentos que existem?

Tipos de DocumentosNota fiscal. Documento que oferece caráter legal a uma transação comercial. … Fatura. Documento que resume a nota fiscal, citando seus principais dados: data de emissão, valor e data do vencimento, além dos dados do comprador e do vendedor.Duplicatas. … Recibo. … Vales. … Nota promissória. … Aval. … Fiança.

O que significa o instrumento documentação no plano de estudo?

2.b.

A documentação temática visa coletar elementos relevantes para o estudo em geral ou para a realização de um trabalho em particular, sempre dentro de determinada área.

Quais são as fases da gestão documental descritas por James Rhoads 1989 )?

James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam, produção, utilização e destinação.

Quais são os três tipos de arquivos?

Arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto:

Existem classificações também que indicam a frequência de uso dos arquivos.

Quais as 3 fases do ciclo de vida dos documentos?

Assim, são apresen- tadas as representações das três fases do arquivamento por que passam os documentos (corrente, intermediária e permanente) e a do ciclo vital de documentos proposta por James Rhoads (1989) (nascimento, vida ativa/ produtiva, morte ou destruição, e reencarnação).

Qual as fases idade de um documento?

O ciclo de vida dos documentos possui três idades.Três idades do arquivo. … Corrente (1ª idade) … Intermediário (2ª idade) … Permanente (3ª idade) … Fases da gestão de documentos. … Tabela de temporalidade. … A destinação final dos documentos.

Como é feita a classificação de documentos?

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.

Quais os 10 tipos de documentos existentes?

Quais são os tipos de documentos que devem ser conhecidos?Nota Fiscal. … Faturas e guias. … Alvará de funcionamento. … Licenças de funcionamento. … Recibos e comprovantes de pagamentos. … Registros contábeis e fiscais. … Controle de ponto. … Folhas de pagamento.

Quais são os tipos de documentos mais utilizados na empresa?

Veja quais são os documentos que não podem faltar a todo negócio, desde licenças de funcionamento até documentos contábeis e fiscais.Alvará … CNPJ. … Inscrição estadual e municipal. … Relação Anual de Informações Sociais. … Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. … Livros. … Guias.

Quais são os documentos de identificação?

Documentos aceitos para comprovação de identidade, sempre em vias originais:RG.CNH.Passaporte.Carteira de Trabalho.Certificado de Dispensa de Incorporação (“Certificado de Reservista”)

Quais são as atividades de gestão de documentos?

A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.

O que é preservação de documentos?

A conservação de documentos tem como finalidade preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às informações.

O que é o Plano de Classificação de documentos de arquivo?

Plano de Classificação de Documentos

é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, indicando o código de classificação e relacionando todos os documentos de arquivo produzidos e recebidos por uma Instituição.

Como funciona o setor de documentos de uma empresa?

A organização de documentos de uma empresa deve ser feita de forma a dar o respaldo e segurança para as atividades da organização, podendo atender a fiscalização ou as necessidades dos setores. As normas e leis que exigem a guarda de documentos devem ser seguidas.

O que é gestão de documentos e qual a sua importância?

A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura.

O que é ciclo documental?

A Arquivologia alcança diversos conceitos, dentre eles o conceito do ciclo de vida documental ou ciclo de vida dos documentos, segundo a qual todo documento de arquivo passa por um ou mais períodos, caracterizados pela freqüência e pelo tipo de utilização que dele é feita.

Quais são as três idades da vida?

Teoria das Três IdadesCorrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. … Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. … Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido.